TIMOTEK.EE

GDPR, tietosuoja ja evästeet

Tietosuoja-asetuksen vaatima rekisteriseloste, sekä seloste evästeiden ja muiden henkilötietojen ja niihin verrattavien tietojen käytöstä.

OÜ Timotek Trading kerää kaikista asiakkaistaan, ja heistä ketkä pyrkivät asiakkaiksi, monen laisia tietoja. Keräämme myös tietoja tavaran toimittajista, jotta tietäisimme kuka mitäkin tuotetta valmistaa ja missä. Meillä on myös monen muun yhteistyökumppanin tietoja, tiedämme esimerkiksi sähköpostiosoitteen monelle kuljetusyhtiölle.

Tietoja tarvitaan esimerkiksi siksi, että on aika vaikeaa toimittaa tuotetta asiakkaalle, mikäli emme tiedä missä asiakas asuu, tai mihin hän tuotteen haluaa toimitettavaksi. Myös nimi, puhelinnumero sähköpostiosoite ja muut sen kaltaiset ovat tärkeitä tietoja, jotta osaamme vastata kyselyihinne. Jos meillä ei olisi edellä kuvattuja tietoja, niin esimerkiksi joutuisimme vastaamaan tarjouspyyntöönne lehti-ilmoituksella. Olisi aika kallista ja aikaa vievää vastata nimettömään tarjouspyyntöön esimerkiksi Aamulehden, Turun Sanomien, Hesarin, Satakunnan Kansan, Ilkan ja Keski-Pohjalaisen ilmoituksella.  

Koska on havaittu, että post’it-laput eivät pysy auton kojelaudassa, ja että satojen ihmisten tietojen hallitseminen sähköpostin kansioissa ei onnistu, niin olemme ottaneet käyttöön CRM- asiakashallintaohjelman. Ohjelma ei poistanut sitä seikkaa, että kukaan ei muista soittaa asiakkaalle viikon kuluttua tarjouksen lähettämisestä, mutta se kerää asiakkaiden tiedot yhteen paikkaan. Tämä paikka sijaitsee jossain Ruotsissa. Olemme ATK-laitteillamme yhteydessä sinne ruotsiin, mistä sitten aina saamme ne tiedot joita tarvitsemme hoitaaksemme työmme. Tuolla Ruotsissa säilytämme kaikkia asiakkailta saamiamme tietoja, sähköposteja, kuvia, piirustuksia ja muita aineettomia viestejä. Jos saamme asiakkaalta vaikka pehmolelun, niin niitä jokainen myyjä säilyttää itse määrittelemässään paikassa. Ohjelman omistaja siellä Ruotsissa on todella tarkka turvallisuudesta, niillä on kuulemma oikein muuri sen henkilötietovaraston ympärillä, onko vartioita, sitä emme tiedä. He myöskin kopioivat kaikki tiedot siltä varalta että jos siihen varastoon tulee jokin vika, saadaan sitten vikatilanteessa ne kopiot käyttöön. Ruotsin lisäksi meillä on myös pari muuta varastoa missä säilytämme asiakkaiden tietoja. Yksi semmoinen typerä säädös vaatii pitämään kirjanpitoa. Kirjanpitäjä hoitaa tätä velvoitetta samassa osoitteessa Pärnussa, missä Timotekin pääkonttorikin sijaitsee. Jos asiakkaallemme on lähetetty lasku, niin hänen tietonsa löytyvät sieltä kirjanpidosta. Kahtena kappaleena, toinen ihan perinteisesti paperilla mapista ja toinen kirjanpitäjän ohjelmasta. Sitä ohjelmaa ei meidän firmassa viitsi käyttää muut kuin kirjanpitäjä. Tämä on semmoinen rekisteri mistä ei pääse pois, vaikka kuinka pyytäisi.

Joskus käy niin hyvä säkä, että saamme myydyksi jotakin. Tällöin me tarvitsemme myös arkaluontoista tietoa. Tai emme välttämättä tarvitse, mutta jos haluat tuotteet vaikka toisen EU-maan yhtiölle ilman arvonlisäveroa, niin tarvitsemme ostavan yhtiön VAT-tunnuksen. Myös silloin jos et halua yksityisenä maksaa koko tuotetta etukäteen, tarvitsemme tietojasi. Tällöin kyseessä on henkilötunnus. Syötämme sen Suomen Asiakastiedon systeemiin, joka kertoo meille onko sitä limiittiä vai ei. Tätä tietoa ei lähetetä Ruotsiin, eikä muihinkaan varastoihin, se hävitetään heti käytön jälkeen. VAT-tunnus sen sijaan lähetetään Ruotsiin, ja se jää myös siihen laskuun, joka on kirjanpitäjällä.

Joskus, kun meillä on aikaa, niin käytämme saamiamme tietoja myös teidän asiakkaiden häirintään. Tällaisia juttuja on ollut esimerkiksi se, kun aloimme myymään ulkoporeammeita. Lähetimme niistä tiedon kaikille ketä oli ostanut meiltä aiemmin paripyörät. Ajattelimme että jos omistaa traktorin paripyörillä, niin ei ehdi lämmittämään paljua puilla. Eli sellaiset ihmiset tarvitsevat ulkoporeammeen mikä on kokoajan käyttökunnossa. Saatamme keksiä muitakin edellä kuvatun kaltaisia tarjouksia ihmisille, ketkä ovat olleet aiemmin kiinnostuneita jostain muusta tuotteesta. Saatamme myös olla yhteydessä mikäli jossakin tuotteessamme huomataan jokin valtava moka mikä vaatii korjaamista, tai muuta huomiota. Luoja on meidät vielä säästänyt tällaisilta yhteydenotoilta, mutta jos kumminkin joskus joudumme sellaisen lähettämään, niin käytämme siinä niitä Ruotsissa olevia tietoja.

Se Ruotsin rekisteri ei ole samanlainen kuin se kirjapitäjän rekisteri. Ruotsista saamme tiedot myös pois, jos jollakulla on tarve piilottautua meiltä. Homma etenee niin, että laittaa meille viestiä ihan millä tavalla vaan, niin me napsautetaan vaikka kaikki tiedot silppuriin. Jos ei ole varma mitä on lauantai illalla tullut kirjoitettua yhteydenottolomakkeeseen, niin voi niitä tietoja myös kysyä. Samalla tavalla kuin silloin jos haluaa ne poistaa. Automaattisesti me ei poisteta mitään, eikä myöskään luovuteta kenellekkään sellaiselle kelle ne ei meidän toiminnan puitteissa kuulu. Eli siis luovutamme osoitetiedot ja puhelinnumeron kuljetusliikkeelle, jotta niillä olisi helpompi tuoda se paketti teille. Mutta kilpailijalle tai muulle ulkopuoliselle ei anneta, eikä edes myydä. Kerätköön itse omat rekisterinsä, ei tämä nyt niin helppoa ole että näitä haluaisi jakaa eteenpäin.

Henkilötietojen lisäksi me kerätään muitakin tietoja. Tai ne oikeastaan kerää joku muu, kuten Google tai Facebook, mutta ne sitten antaa niistä tiedoista koostettua dataa meidän käyttöön. Jotta saamme sitä dataa, niin meidänkin nettisivuilla on evästeitä ja vidkettejä. Niiden avulla tiedämme esimerkiksi kuinka kauan ihmiset viettävät milläkin sivullamme, mistä ne sinne tulee, ja mihin ne siitä jatkaa. Näemme siis esimerkiksi että joku on ollut ikkunoita esittelevällä sivullamme 2-minuttia. Voimme laittaa tälle perään mainoksen, kun se seuravan kerran menee vaikka katsomaan pappatunturin viritysohjeita juutuubiin. Me emme tiedä kuka kukin kävijä on, emmekä me yhdistä esimerkiksi sitä Ruotsin rekisteriä edellä kuvattujen tietojen kanssa. Isot pojat ovat kertoneet että näinkin voisi toimia, mutta se on kuulemma ehkä jopa laitonta, ainakin arveluttavaa. Koska olemme kuuliaisia partiopoikia, niin emme toimi laittomasti. Käytämme kuitenkin tätä evästeiden tuottamaa dataa, jotta voimme kohdistaa markkinointimme niihin ihmisiin ketkä ovat kiinnostuneita tuotteistamme. Jos emme käyttäisi, niin joutuisimme ampumaan mainospaitoja katsomoon, lennättämään kuumailmapalloja taivaalla meidän mainos perässä, liimaamaan esitteitä puhelintolppiin, mainostamaan telkkarissa tai jotain muuta hemmetin kallista. Silloin meidän olisi pakko hinnoitella myös tuotteemme kalliimmiksi, ja emmekä voisi enään käyttää sloukania ” Edullisemmin Eestistä”.  Siksi siis käytämme evästeitä.

Jos kumminkin haluat että sinua ei varjosteta netissä, niin voit yrittää suojautua painamalla selaimesi asetuksista evästeet pois käytöstä. Sen jälkeen me emme seuraa sinua. Muista kuitenkin, että kaikki eivät toimi sääntöjen mukaan. Jos oikeasti haluat että kukaan ei seuraa mitä teet tietokoneella, niin katkaise virtajohto. Tähän hyvä laite on esimerkiksi Fiskarssin vesuri. Edellä mainitun toimenpiteen jälkeen voit katsoa tietokonetta ilman, että tarvitsee pelätä kenenkään seuraaavan. Valitettavasti toimenpide ei toimi kuin pöytäkoneissa, kannettavien ja tablettien kohdalla suosittelemme upottamista ammeeseen noin viikoksi.

Toivottavasti tälläkin kertaa EU:n mukanaan tuoma direktiivi on tuonut meille kaikille valtaisaa hyötyä, ja tekin olette samaa mieltä, että on todella tärkeää että jokainen yrittäjä Euroopassa erikseen luo rekisteriselosteet siitä, miten käsittelee asiakkaidensa tietoja. Mikäli jollekulle jäi kysymyksiä siitä miten me hoidamme rekistereitämme, niin toivomme että otatte yhteyttä ja kysytte. Älkää kysykö miten olemme suojautuneet ulkopuolisia uhkia vastaan, koska olemme ulkoistaneet suojauksen siihen perehtyneille yhtiöille. Uhkilla tarkoitan tässä tapauksessa näihin ATK-laitteisiin liittyviä uhkia. Muita uhkia vastaan, kuten vaikka vesiliirtoa, olen suojatunut suurella urasyvyydellä ja nopeilla käsillä.

Meidän firmassa näistä rekisteriasioista ja ja muistakin asioista vastaa yrityksen omistaja. Yhteystiedot löytyvät kohdasta yhteystiedot.